01

Comprendre le projet et ses objectifs

Nous commençons par discuter de votre idée, du contexte dans lequel l’événement s’inscrit et des raisons qui motivent son organisation. Nous cherchons à comprendre ce que vous souhaitez accomplir : faire connaître une initiative, rassembler une communauté, présenter un projet, créer des occasions d’échange ou souligner un moment important.

Nous précisons également le public visé, les grandes contraintes du projet et les résultats que vous souhaitez favoriser. Cette première étape sert à établir une direction claire avant de développer le concept.

02

Développer le concept de l’événement

À partir des objectifs définis, nous travaillons à structurer l’idée générale de l’événement. Cela consiste à réfléchir à son thème, à son format, à son public et aux éléments qui permettront de donner une cohérence à l’expérience proposée.

Nous considérons également les messages que l’événement doit transmettre et les moments qui peuvent contribuer à concrétiser son intention. Le concept devient ainsi un repère pour organiser les décisions et déterminer les besoins liés à sa réalisation.

03

Structurer la planification et les communications

Une fois le concept précisé, nous identifions les principales étapes de préparation et les éléments qui doivent être organisés. Selon le mandat, cela peut comprendre la structuration du déroulement, l’établissement des échéances, la préparation des informations destinées aux participants et la planification des communications liées à l’événement.

Nous veillons à ce que les messages présentent clairement l’activité, son objectif, les informations pratiques et les éléments importants pour le public. Les besoins de coordination et les responsabilités sont précisés en fonction du projet.

04

Coordonner les éléments prévus au mandat

À mesure que le projet avance, les différentes composantes doivent être organisées en fonction du calendrier établi. Selon le mandat, la coordination peut concerner les communications, les contenus, le déroulement prévu, les informations à transmettre et les suivis nécessaires auprès des personnes impliquées.

Cette étape permet de garder une vue d’ensemble des éléments convenus et de repérer les ajustements à effectuer. Les tâches prises en charge par Tout Com’Pris sont définies avec vous en fonction du périmètre du projet.

05

Faire le bilan et prolonger l’expérience

Après l’événement, il peut être utile de revenir sur le déroulement du projet, les retours des participants et les éléments à retenir pour la suite. Lorsque cela fait partie du mandat, nous pouvons contribuer à structurer les communications de suivi, à mettre en valeur les moments marquants ou à préparer un bilan à partir des informations disponibles.

Cette étape permet de tirer des enseignements du projet et, lorsque cela est pertinent, de maintenir le lien avec les personnes qui y ont pris part. Les activités de suivi sont définies selon les objectifs et les besoins convenus.